Pubblica Amministrazione, il ricorso all'autocertificazione da parte del privato

Il ricorso all'autocertificazione (art. 18 L. 241/1990), consente al privato di poter provare, nei suoi rapporti con la Pubblica Amministrazione, determinati fatti, stati e qualità a prescindere dall'esibizione dei relativi certificati, semplicemente presentando una dichiarazione cosiddetta sostitutiva. La materia è disciplinata dal D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (Testo Unico in Materia di Documentazione Amministrativa). Il compito è quello da un lato di garantire la certezza pubblica, dall'altro della semplificazione dell'attività amministrativa. Spetta al responsabile del procedimento accertare d'ufficio i fatti, gli stati e le qualità che la stessa amministrazione procedente o altra pubblica amministrazione è tenuta a certificare (art. 18, comma 3, L. 241/1990). 

Tutti gli strumenti giuridici inerenti la documentazione amministrativa e disciplinati dal Testo Unico, hanno lo scopo fondamentale di dare certezza di fatti, stati o qualità personali: certificati, autocertificazioni, documenti di identità e di riconoscimento ecc., si tratta infatti di strumenti finalizzati a creare o a mettere in circolazione certezze di diverso genere. 

Tra tutti gli strumenti di semplificazione della documentazione amministrativa, di grande diffusione, utilizzo ed efficacia sono le dichiarazioni sostitutive, generalmente conosciute come autocertificazioni, che consentono ai cittadini di sostituire un atto amministrativo di certezza con una propria dichiarazione. Si distinguono:

- le dichiarazioni sostitutive di certificazioni: con cui l'interessato può sostituire a tutti gli effetti ed a titolo definitivo, attraverso una propria dichiarazione datata e firmata, certificazioni amministrative relativi a fatti, stati, e qualità risultanti da registri custoditi dalla pubblica amministrazione. Non è richiesta l'autenticazione della firma. 

- le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà: con cui l'interessato può comprovare tutti quei fatti, stati e qualità personali, di cui ha diritta conoscenza, che non risultano compresi tra quelli per cui è possibile il ricorso alla dichiarazione sostitutiva di certificazione, con la sola eccezione di quelli per cui questa possibilità sia esplicitamente esclusa da una legge. 

Ai sensi dell'art. 74 D.P.R. 445/2000, la mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto di notorietà costituisce violazione dei doveri d'ufficio.